Gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước sẽ góp phần hạn chế nguy cơ lây nhiễm Covid-19 thông qua tiếp xúc, trao đổi, gửi, nhận văn bản giấy. (Ảnh minh họa)

Trong công văn mới gửi các bộ, ngành, địa phương, Văn phòng Chính phủ đã đề nghị các đơn vị thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường mạng tại thông báo 8363/VPCP-KSTT ngày 17/9/2019 và chỉ đạo của Phó Thủ tướng Chính phủ Vũ Đức Đam tại thông báo 11796/VPCP-KSTT ngày 26/12/2019 về gửi, nhận văn bản điện tử.

Các bộ, ngành, địa phương cũng được đề nghị tăng cường gửi, nhận văn bản điện tử không kèm bản giấy theo danh mục tại văn bản 775/VPCP-KSTT ngày 4/2/2020 của Văn phòng Chính phủ, hạn chế tối đa nguy cơ lây nhiễm Covid-19 thông qua tiếp xúc, trao đổi, gửi, nhận văn bản giấy.

Song song với đó, các bộ, ngành, địa phương cần thường xuyên giám sát hạ tầng ứng dụng, mạng, thiết bị, máy chủ bảo mật của hệ thống quản lý văn bản và điều hành, bảo đảm các thiết bị, ứng dụng hoạt động ổn định, an toàn, an ninh thông tin, hạn chế tối đa gián đoạn trong gửi, nhận văn bản điện tử.

Văn phòng Chính phủ lưu ý, đối với các văn bản đã gửi điện tử trên Trục liên thông văn bản quốc gia, đặc biệt là văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, triển khai các biện pháp phòng chống dịch Covid-19, hệ thống quản lý văn bản và điều hành của đơn vị gửi phải có chức năng cảnh báo kịp thời đối với những văn bản gửi lỗi, văn bản không đến được nơi nhận, các đơn vị chưa nhận được văn bản để có phương án xử lý kịp thời.

Đồng thời, tuân thủ quy định về thời gian gửi, nhận văn bản, cập nhật đầy đủ nội dung thông tin, đảm bảo đúng thể thức văn bản phát hành, gửi văn bản điện tử đúng thẩm quyền, văn bản phải có chữ ký số và đầy đủ thông tin xác thực chữ ký số và nội dung đính kèm, không gửi trùng lặp văn bản.

Đề cao vai trò cán bộ công chức, viên chức, đặc biệt là vai trò của đội ngũ chuyên gia, văn thư lưu trữ trong công tác rà soát, kiểm tra thành phần văn bản trước khi gửi qua Trung liên thông văn bản quốc gia.

Hiện nay, hệ thống cảnh báo của Trục liên thông văn bản quốc gia hàng ngày đã gửi báo cáo cho các bộ, ngành, địa phương thông  báo về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của đơn vị. Các đơn vị cần thường xuyên theo dõi, xử lý kịp thời để bảo đảm không có văn bản gửi lỗi, không có văn bản nhận lỗi, không có văn bản tồn độc, chưa phản hồi trạng thái trên Trục liên thông văn bản quốc gia.

Các bộ, ngành, địa phương cũng được đề nghị phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Chính phủ, đơn vị triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành cùng các đơn vị liên quan để công tác gửi nhận văn bản điện tử trong hệ thống hành chính nhà nước được thực hiện ổn định và liên tục, là một trong những giải pháp quan trọng trong phòng chống dịch Covid-19 tại Việt Nam.

Theo danh mục đã được Văn phòng Chính phủ ban hành hồi đầu tháng 2/2020, có 26 loại văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, bao gồm 4 loại văn bản quy phạm pháp luật và 22 loại văn bản hành chính.

Trục liên thông văn bản quốc gia – một trong những hệ thống thông tin đổi mới lề lối, phương thức làm việc của chính quyền các cấp, đã được chính thức khai trương ngày 12/3/2019. Theo thống kê, kể từ ngày khai trương đến ngày 22/1/2021, đã có tổng số hơn 4,2 triệu văn bản điện tử được gửi và nhận qua Trục liên thông văn bản quốc gia.